Información legal
Política de tratamiento de datos personales
Vigente desde el 10 de octubre de 2026
En AOL Consultoría Contable, Tributaria y Financiera (en adelante, «AOL») respetamos la privacidad de las personas cuyos datos tratamos. Esta política explica qué datos recogemos, para qué los usamos, qué derechos tienes sobre ellos y cómo ejercerlos, conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen.
1. Responsable del tratamiento
- Nombre: AOL Consultoría Contable, Tributaria y Financiera
- Domicilio: Manizales, Caldas
- Dirección: Carrera 23C # 62-72, Centro Empresarial Pranha, oficina 802
- Correo electrónico: contacto@aolcontable.com
- Teléfono y WhatsApp: +57 320 730 0778
2. Definiciones
Para efectos de esta política, y según el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud, biométricos, de orientación política, religiosa o sexual, o de pertenencia a sindicatos.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
- Encargado: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
- Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
- Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
3. Principios que aplicamos
En todo tratamiento aplicamos los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En particular, solo recogemos los datos necesarios para la finalidad informada, no los usamos para fines distintos y guardamos reserva sobre ellos aun después de terminada nuestra relación con el titular.
4. Datos que tratamos y para qué
Como responsables, tratamos datos de los siguientes grupos de personas:
- Clientes, sus representantes y contactos: datos de identificación, contacto e información tributaria, contable y financiera, para prestar los servicios contratados (contabilidad, impuestos, nómina e información financiera), presentar declaraciones y reportes ante las autoridades, enviar informes y avisos de vencimientos, facturar y cobrar, y cumplir nuestras obligaciones legales.
- Personas que nos contactan: nombre, datos de contacto y el contenido del mensaje que nos envían por WhatsApp, correo o teléfono, para responder la solicitud, preparar propuestas de servicio y hacer su seguimiento. Solo enviaremos información comercial a quien nos autorice a hacerlo.
- Colaboradores y aspirantes: datos de identificación, contacto, formación, experiencia y los necesarios para la relación laboral, para los procesos de selección, la ejecución del contrato, el pago de nómina, la afiliación y los aportes a la seguridad social.
- Proveedores: datos de identificación, contacto, tributarios y bancarios de las personas naturales o de los contactos de las empresas, para contratar, recibir los bienes o servicios, pagar y cumplir obligaciones tributarias.
- Visitantes de este sitio web: datos de navegación recogidos con cookies de Google Analytics, solo si el visitante las acepta, para conocer de forma estadística cómo se usa el sitio (ver la sección «Cookies»).
5. Datos que tratamos por encargo de nuestros clientes
Para prestar nuestros servicios, los clientes nos entregan datos de terceros: los de sus empleados para liquidar la nómina y la seguridad social, y los de sus clientes y proveedores que aparecen en facturas electrónicas, extractos bancarios y demás soportes contables.
Respecto de esos datos, el responsable es el cliente y AOL actúa como encargado: los tratamos únicamente para prestar el servicio contratado, siguiendo sus instrucciones y con los deberes que el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 impone a los encargados. Corresponde a cada cliente contar con la autorización de sus titulares. Si un titular nos dirige una solicitud sobre esos datos, se la trasladaremos al cliente responsable y le informaremos de ello.
6. Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes
Solo tratamos datos sensibles cuando son necesarios para el servicio o para cumplir una obligación legal; por ejemplo, la información de incapacidades o de afiliación al sistema de seguridad social que exige la liquidación de una nómina. Para tratarlos pedimos autorización explícita e informamos cuáles datos son sensibles. Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles.
Los datos de niños, niñas y adolescentes solo se tratan cuando la ley lo exige, como la afiliación de beneficiarios a la seguridad social o a la caja de compensación, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, y con la autorización de su representante legal.
7. Autorización
Pedimos la autorización del titular a más tardar al momento de recoger sus datos. Puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que se otorgó; por ejemplo, escribirnos por WhatsApp o por correo para pedir información autoriza el tratamiento de los datos necesarios para responder.
Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización no es necesaria cuando la información la requiere una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, cuando se trata de datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley, o para datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
8. Tus derechos como titular
Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales, incluso los parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
- Solicitar prueba de la autorización que nos otorgaste, salvo en los casos en que la ley no la exige.
- Ser informado, previa solicitud, del uso que hemos dado a tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante AOL.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos.
- Acceder en forma gratuita a tus datos personales.
Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro, acreditando su calidad.
9. Cómo ejercer tus derechos
Las consultas y reclamos sobre datos personales los atiende el área administrativa de AOL. Puedes escribir a contacto@aolcontable.com o radicar tu solicitud en Carrera 23C # 62-72, Centro Empresarial Pranha, oficina 802, Manizales, Caldas. Indica tu nombre, tu número de identificación, lo que solicitas y un medio para responderte.
- Consultas: las respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles más.
- Reclamos (corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento): deben incluir tu identificación, la descripción de los hechos, tu dirección y los documentos que quieras hacer valer. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que desististe. Recibido el reclamo completo, en máximo dos (2) días hábiles marcaremos el dato como «reclamo en trámite», y lo resolveremos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más informándote el motivo.
Solo podrás acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de haber agotado este trámite ante AOL (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).
10. Transmisión y transferencia de datos
Para operar nos apoyamos en proveedores de tecnología (alojamiento en la nube, correo electrónico y software contable) que tratan datos por nuestra cuenta, en calidad de encargados. Algunos de ellos almacenan la información en servidores ubicados fuera de Colombia, por ejemplo en los Estados Unidos. Esas transmisiones se hacen bajo contratos que obligan al proveedor a tratar los datos solo según nuestras instrucciones y con medidas de seguridad y confidencialidad, como lo exige el Decreto 1377 de 2013.
También entregamos datos a las autoridades y entidades ante las que debemos presentar información por cuenta de nuestros clientes, como la DIAN, las secretarías de hacienda municipales y las entidades del sistema de seguridad social, en la medida en que el servicio o la ley lo requieran. No vendemos ni cedemos datos personales a terceros para fines comerciales.
11. Seguridad de la información
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: acceso restringido a los colaboradores que lo necesitan, con cuentas personales y autenticación; comunicaciones cifradas; y almacenamiento en proveedores con controles de acceso y cifrado. La información de nuestros clientes está protegida además por la reserva profesional del contador público (artículo 63 de la Ley 43 de 1990).
13. Vigencia
Esta política rige desde el 10 de octubre de 2026. Conservamos los datos mientras sean necesarios para las finalidades descritas y durante los plazos que exige la ley; en particular, los libros y papeles del comerciante se conservan por diez (10) años (artículo 28 de la Ley 962 de 2005). Cumplidos esos plazos, los datos se suprimen.
Cualquier cambio sustancial a esta política se publicará en esta página antes de aplicarse, con su nueva fecha de vigencia.